为什么要有模板

3个月前我写了 给Excel文件点颜色 ，3年前我写了内容和格式分离，说说写论文、写文档、画框图的事。

年底了，对外上报的内容多了，以前习惯是把一个公文文档拷贝了然后格式刷来刷。但是我有强迫症，我很烦。于是我找了互联网上是否有更好的解决方案，会有很多

，但是都是告诉你渔，不会给你鱼，在这里，我争取把渔和鱼都给你。

于是我花了一天时间做了一个通用模板做出来。我原先公文看得不多，直到要做这个模板才开始认真阅读《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）。在做好后，我在小范围内征求问题，后继续扩大。

做了才发现，事情没有那么简单，公文格式2012年修订，我们常用的Word本身也存在的一些Bug，导致要做到非常完美，很难。直到我在写这篇博客时，我还在改模板，而且经常改了这里，那里又错了。

随着这项工作，我对公文格式的认识进一步加深。举一些例子，你可能从来没有意识到：

  • ．和.的区别
  • 公文标题为小标宋二号，行距应当是22+16*7/8=36磅。很多人也会忽略英文字体的Times New Roman。
  • 双面打印应当是设置成“对称页边距”
  • 奇数偶数页码的位置不同，-1-中间的-要跟版心间隔7mm。

你可能很感悟，我从来不知道还有这个要求，我以前都弄错了。很正常，因为即使你是错的，收到的人也意识不到是错的。

解决什么问题

想想以前你写公文是如何的，你会先写内容，你认为格式无所谓，你更关注公文内容是否准确、简练、明白、直接、平实，不要在乎那么多细节，等你都写完了，拿着格式要求一个个对公文进行修改。

很大概率你会自己写一、（一）、1．（1），你经常抱怨Word编号很难用，你喜欢完全把控的感觉。

或者你有一个祖传的模板，不知道哪个离职的前辈留下的，但是里面是没有样式的，你一般是拷贝黏贴了拿着格式刷到处刷。

我在这里给出2个模板，一个是请示报告的模板，一个是管理办法工作条例的模板（就是经常要写第X条的那个）。

https://dog.xmu.edu.cn/images/2022/oa/qingshibaogao.docx https://dog.xmu.edu.cn/images/2022/oa/guanlibanfagongzuotiaoli.docx

使用这个模板，你完全不需要知道公文的具体格式要求，你更类似在写结构化程度非常高的，类似填表的感觉。比如你写下公文标题，然后指着说，这个是公文标题，就好了，格式完全由模板控制。

但是我不是专业处理公文的，这只是个开始，这个模板，有些地方不够完美，有些甚至有错误，有些还需要自己微调，没有版头（因为我自己不需要），也没有测试过多个Word、WPS版本的兼容性。

最重要

这个模板最重要就是告诉你：Word，一定要使用“样式”。编号，一定要自动生成，让机器做他应该做的事情。

这个模板最重要就是告诉你：Word，一定要使用“样式”。编号，一定要自动生成，让机器做他应该做的事情。

这个模板最重要就是告诉你：Word，一定要使用“样式”。编号，一定要自动生成，让机器做他应该做的事情。

对于样式（Style）这个说法，可能做美工、做网页、写CSS接受度会更高一点。

Word的小问题

我前面说到Word本身会有一些小问题，比如：

  • 多级列表有缩进，样式的段落也有缩进，段落本身也有缩进，各个定义缩进优先级不同，导致
  • 如果重新开始编号于“一”会出现缩进不正确，只能手动调整一下段落的缩进。比如在附件与正文，附件格式同正文，但是多级列表得重新从一开始编号。会有一些麻烦。因为我没用，所以我没有继续去研究如何在一个Word文档里面配置2个多级列表。
  • 如果改了多级列表设置，几个样式的缩进会被覆盖。。。需要重新再设置。
  • 在某些情况下，第X条会变成一块块黑色的方块。需要用某个宏去重置整个列表定义。
  • 还是在某些情况下，页眉会出现一条横线，实际上是段落的“下框线”。
  • 正文，如果是三号，字体磅数为16，如果按公文定义，应当行距是16+16*7/8=30，但是30的话，又达不到22行的要求。

更好的解决办法

有错误记得告诉我，我的邮件地址是 haishanzheng AT sina.com 。

由于Word所见即所得的机制，而且无法看到源代码，所以你不能判断我是不是在模板里面加了什么奇奇怪怪的东西，我也不能判断修改中间是否会动到什么奇怪的地方。更好的方法呢，一个是可以用LaTeX，另外一个是写Word宏。然后你可以下载后，审计下代码，没问题后运行宏生成自己的模板，并且会从某个Git库更新我的宏，并定期diff审计并重新生成。

With ListGalleries(wdOutlineNumberGallery).ListTemplates(1).ListLevels(1)

但是我没有做这个。互联网也有一些Word插件公文排版助手可以帮你直接排版。

渔

下面是我修改的一些格式：

  • 二、（这里不用管，只是作为编辑参考）一级标题（黑体，三号，Times New Roman，段前端后无，首行缩进2字符，编号后不加制表符。）
  • （一）二级标题（楷体，三号，粗体，Times New Roman，首行缩进2字符，编号后无）
  • 1．三级标题（仿宋，三号，粗体，Times New Roman，首行缩进4个半角字符，编号后点号．为全角英文句号，句点，编号后不特别标注。）
  • （1）四级标题（仿宋，三号，首行缩进2字符，编号后无）
  • 公文标题（小标宋简体，二号，居中。行距为22+16*7/8=36磅。英文为Times New Roman），后续为主送机关，段后一行。设定为大纲级别：1。
  • 主送机关前面无需空行，已使用“公文标题”样式控制。
  • 正文（仿宋，三号，行距一般为28.95磅）。
  • 多级列表不控制任何缩进（文本缩进，对齐）。如果一旦对多级列表进行更改后，必须重新设定一级、二级、三级、四级标题的首行缩进设置。
  • 页边距上是37mm，下35mm，左/内侧28mm，右/外侧26mm，双面打印注意设置成为“对称页边距”。“文档网格”“指定行和字符网格”，每页22行，每行28个字。可在视图内打开“网格线”观察网格。
  • 段落控制所有“与下页同段”、“段中不分页”去掉。
  • 署名单位与正文空1行，如果要盖章，先自己控制空行个数（TODO）。
  • 成文日期右空四字。后续格式为正文。
  • 附件部分无需空行，已使用样式控制。
  • 页码格式-1-，宋体四号半角阿拉伯数字。“页脚底部距离”设置为2.5厘米（-和版心距离为7mm, 1080p 85%为物理大小）。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
  • 附件1设定为大纲级别：1。方便文档结构图导航。
  • 附件2开始样式为缩进5个字符，悬挂缩进1.5字符。
  • 附件顺序号，3号黑体，段前分页，大纲级别：1。

以下是模板的具体内容截图

请示报告

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